הצעד הראשון שהביא אתכם לחיפוש משרדים להשכרה הוא הצורך. ההחלטות שתקבלו בצעדים הבאים יובילו את העסק או החברה שלכם לא רק למשרדים חדשים, אלא גם למסלול מחודש – האם מותאם ומשופר? זה תלוי בבחירות הנכונות בעת החיפוש.
עוברים למשרדים חדשים!
הכל מתחיל מההחלטה על השינוי ומעבר משרדים, או עצם הקמתם (מרגש!). הצעד השני הוא חיפוש משרדים להשכרה וכאן צריך להתחיל באפיון של הצרכים שיש לכם מהמשרד. כמה עובדים ישהו בו? האם יש צורך באזור המתנה? יהיו בו אזורי עבודה משותפים? יש צורך באחסון? מה תפקידיו של אזור הקבלה?
עכשיו, כשיש לכם רשימת צרכים מפורטת ככל האפשר, ניתן לעבור עליה שוב בעיניים רעננות מזווית אחרת: כיצד המשרדים החדשים יתרמו לפרודוקטיביות ולפריון עבודה מיטבי, כיצד הם ייצגו את עקרונות החברה שלכם, האם הם מתאימים לחזון שלכם וכו'.
האמת הוותיקה של תחום הנדל"ן תקפה תמיד: מיקום
בבחירת המיקום יש לאזן בין הרצוי למצוי. הרצוי – מיקום מרכזי, שנגיש לתחבורה ציבורית ויש בו גם חניה רבה, באזור ובמבנה שישקף את תדמית העסק, ואשרמתאים בגודלו ובתכנון האדריכלי שלו. המצוי – שהוא לרוב האילוצים התקציביים. מידע על עומסי תנועה, מצב חניה ותחבורה ציבורית, כמו גם על אופי העסקים באזור, יסייע בקבלת ההחלטה המשמעותית הזאת.
הגודל קובע? ואולי החלוקה הפנימית?
חיזרו אל רשימת הצרכים ואפיונם. איזה עובדים יעבדו בחלל משותף וכמה עובדים צריכים משרד משלהם, מה גודל חדר הישיבות שנחוץ לכם, האם יהיה מטבחון, האם האחסון צריך להיות נגיש ברמה יומיומית? שבועית? חודשית? מתוך המגוון הרחב של משרדים להשכרה, חפשו את המתאים ביותר ואל תירתעו אם במבט ראשון הוא לא נראה ככזה – תנו מבט נוסף, הבינו את קו המחשבה של מעצבי המשרד, וראו זאת כעצה לעיצובו.
כל דבר עולה כסף
כבר דיברנו על תקציב? מעבר לעלות השכירות, בררו כמה תעלה לכם האחזקה השוטפת של המשרד. אם יש חברת ניהול לבניין, מה השירותים שניתנים ומה עלותם? הקצו תקציב לריהוט ולציוד, להובלה, לאובדן ימי עבודה במהלך המעבר, וכמובן הוסיפו סעיף תקציבי לכל ה'הפתעות' שבדרך.
ההזדמנות שבחידוש
המעבר למשרדים חדשים מורכב לא רק מהצרכים העסקיים, אלא יש בו גם מקום לרצונות ואפילו, כן, לחלומות. סביבת העבודה מהווה מרכיב משמעותי ברווחה שלנו במשך היום כולו, והתאמה מיטבית לצרכי החברה תמקסם את פוטנציאל העבודה במשרד, וגם תתרום להרגשה הטובה של אלה שמבלים בו את רוב יומם.
איך אתם מדמיינים את המשרד האידיאלי? מה יגרום לעובדים שלכם להיות מרוצים יותר? יתכן שכמה דקות של בהייה וחלימה בהקיץ יתבטאו בהחלטה למקם מכונת קפה ודלפק במרכז, ספה נוחה באזור שקט ומלא בצמחיה, או השקעה בווילונות אקוסטיים.
סיכום: המשרדים החדשים שלך
הכניסה למשרדים חדשים היא הזדמנות של כל מנהל לעצור ולאפיין מחדש את החזון שלו ואת הדרכים לביצועו ברמה הפרקטית והיומיומית ביותר, וזה מצריך תכנון. השקעת מחשבה נוספת, להרגשה ולאווירה, תהפוך את המשרד הבא שלכם למקום שהוא לא רק פרקטי, אלא גם נעים ומתאים לכם.
